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Selon de nombreuses études, les employés qui travaillent de manière autonome sont plus productifs. Les pendulaires économisent ainsi le temps du déplacement quotidien, on est moins souvent interrompu et on peut mieux s’organiser. Cela profite aux entreprises et permet également des économies par le redimensionnement de l’espace de travail au bureau.

Cependant, la décentralisation, qui comprend le travail à domicile, à distance et mobile, pose des exigences totalement nouvelles, non seulement aux collaborateurs, mais aussi à leur direction. Moins il y a de présence physique commune, plus l’effort de coordination est important et le besoin de se concerter augmente.

Communication Avec moins de possibilités d’échanger, il est plus difficile d’identifier et d’interpréter les émotions de chaque membre de l’équipe. C’est la raison pour laquelle il faut absolument créer des opportunités permettant à chacun d’exprimer régulièrement son état d’esprit et son opinion.

• Définissez les outils de communication nécessaires et leur utilisation avec votre équipe.
• Assurez-vous que chaque membre de l’équipe dispose des compétences d’utilisation requises.
• Elaborez ensemble les règles, y compris celles relatives aux e-mails, comme l’obligation de mentionner un objet de courrier précis, d’utiliser des émoticônes pour clarifier les humeurs, ou encore la fermeture du micro lors de vidéo-conférences quand on ne s’exprime pas.

Confiance A distance, on parvient à travailler ensemble et à se faire confiance surtout si l’on se connaît et si l’on voit cette confiance régulièrement (re)confirmée. 

• Encouragez non seulement l’interaction professionnelle mais aussi sociale.
• Identifiez les contributions attendues de chaque membre de l’équipe pour garantir le succès de celle-ci.
• Si vous constatez une rupture de confiance, cherchez la discussion et dites clairement ce que vous attendez pour restaurer la confiance.
• Communiquez sur les échecs en mettant l’accent sur les potentiels d’apprentissage et d’amélioration.
• Utilisez les conflits relatifs aux tâches pour trouver des solutions créatives au lieu de laisser émerger des conflits personnels.

Feedback Quand on travaille de manière isolée, certaines perceptions changent. Créer des structures claires et aller régulièrement chercher les attentes mutuelles et les feedbacks est donc essentiel.

• Donnez souvent des feedbacks et, autant que possible, positifs.
• Prévenez les conflits grâce à des retours d’informations rapides.
• Si des conflits devaient néanmoins survenir, amorcez leur résolution avec une modération active.

Structures Des équivoques quant aux tâches sont encore plus délicates à distance. Il est donc d’autant plus important pour le responsable de structurer les objectifs et les missions avec précision et de les communiquer clairement.

• Assurez-vous qu’il y ait une compréhension commune des processus de travail.
• Garantissez, en tout temps et pour l’ensemble de l’équipe, la transparence sur l’état d’avancement du travail.
• Faites usage de votre vue d’ensemble et mettez en réseau les personnes appropriées.
• Créez des opportunités pour la coopération et les synergies.

Définition des objectifs En travaillant en dehors du bureau, il est parfois difficile pour les collaborateurs de rester concentrés et de ne pas être distraits. Les dirigeants doivent donc définir des directives adaptées à la fois individuelles et pour l’ensemble de l’équipe.

• Fixez des programmes et des objectifs transparents pour des périodes spécifiques allant de quelques jours à une semaine.
• Utilisez des techniques de questions en échelle afin de rendre visibles les changements et les progrès : «Comment évalues-tu sur une échelle de 1-10 la situation ou le progrès réalisé pour la tâche x?» «Qu’est-ce qui est nécessaire pour que tu donnes un y?»
• Organisez régulièrement des entretiens bilatéraux en y intégrant une entrée en matière mettant l’accent sur l’état d’esprit personnel.
• Gardez la charge de travail à l’œil. Un système de feux tricolores qui va de «tout roule» à «aide immédiate indispensable» permet d’éviter les surcharges et les conflits.
• Et une fois de plus, donnez régulièrement un feedback constructif.

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